Oramai ci siamo, dal 1° gennaio è entrata in vigore la fattura elettronica.

Cosa sapere per affrontare al meglio le nuove regole ?

Intanto abituarci a due semplici concetti:

1. non cambiano le norme IVA ma solo gli adempimenti relativi alla modalità di consegna e di ricezione delle fatture;

2. cambia il sistema di conservazione delle fatture.

Un piccolo vademecum.

FATTURE EMESSE (cd. Ciclo attivo)

Per consegna dobbiamo intendere l’emissione della fattura che dovrà necessariamente essere elettronica, seguendo le specifiche procedure previste.

Il documento emesso in forma cartacea, infatti, non ha alcun valore fiscale e quindi si intende come  non emesso, con tutte le conseguenze che questo comporta.

I passaggi da seguire per le fatture  sono i seguenti:

1. Emissione della fattura in formato file .xml, conforme alle specifiche previste;

2. Trasmissione telematica al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI), entro dieci giorni;

3. Conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse a norma.

Chi utilizza una procedura informatica sarà agevolato in quanto la gestione delle predette attività verrano effettuate dal software utilizzato, seguendo le relative indicazioni.

In ogni caso, occorre prestare attenzione che il procedimento si concluda con la corretta trasmissione del file e che successivamente venga protocollata con esito positivo (il servizio di interscambio rilascia ricevuta di esito).

FATTURE ACQUISTO (cd. Ciclo passivo)

1. Fornire al fornitore i dati per l’emissione della fattura che verrà emessa in formato file xml conforme alle specifiche previste e da questi trasmessa allo SDI;

2.Ricezione delle fatture d’acquisto attraverso il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate;

3. Conservazione digitale elle fatture elettroniche a norma.

SOGGETTI ESCLUSI

REGIMI FORFETARIO E DI VANTAGGIO

Sono soggetti alla nuova disciplina tutti i titolari di partita iva, con esclusione di:

– coloro che si trovano in regime forfetario o di vantaggio;

– imprese agricole in regime di esonero con vol. d’affari fino a 7 mila euro;

– Enti no profit che applicano il regime forfetario ex L. 398/1991 con fatturato da attività commerciale inferiore a 65 mila euro.Tali soggetti, peraltro, se nel periodo d’imposta precedente hanno conseguito dall’esercizio di attività commerciali proventi per un importo superiore a euro 65mila euro, assicurano che la fattura sia emessa per loro conto dal cessionario o committente soggetto passivo d’imposta.

Tali soggetti esonerati non sono tenuti neanche alla conservazione digitale e quindi potranno continuare con quella analogica.

Importante: è opportuno evitare di fornire in caso di acquisto il proprio indirizzo PEC o codice destinatario. In caso contrario anche i forfettari o minimipossono essere obbligati alla conservazione digitale.

OPERATORI SANITARI

Gli operatori del settore sanitario che trasmettono i dati col sistema tessera sanitaria sono esonerati per il 2019 dalla emissione della fatturazione elettronica ma sono obbligati alla conservazione sostitutiva a norma delle fatture di acquisto.

FAQ

Proponiamo alcuni esempi utili a chiarire alcuni dubbi relativi a casi ricorrenti.

FAQ 1 – Se un cliente mi chiede la fattura, cosa debbo chiedere per emetterla correttamente ?

Se è un titolare di partita IVA soggetto alla fattura elettronica, dovrà fornire i dati di fatturazione, compreso il codice univoco oppure la PEC. Se invece è un privato, nel campo codice destinatario occorre inserire sette zeri.

FAQ 2– Se mi trovo da un fornitore e debbo avere la fattura, cosa debbo fare ?

Occorre fornire i dati di fatturazione, compreso il codice univoco oppure la PEC (solo per coloro che non hanno un codice univoco). E’ possibile utilizzare il QR Code se il fornitore è in possesso dell’apposito lettore.

FAQ 3 – Quando emettere la FE ?

La fattura elettronica va emessa in caso di vendita al momento della consegna o del pagamento (anche di un  acconto) se precedente, per le prestazioni di servizi al momento del pagamento.   La fattura immediata deve essere emessa nei suddetti termini ed inviata allo SDI entro 10 giorni. La fattura differita deve essere preceduta dall’emissione di un DDT o documento di consegna equipollente. In quest’ultimo caso l’emissione deve avvenire entro giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

FAQ 4 – Dove trovo la fattura d’acquisto trasmessa elettronicamente?

Nel caso di utilizzo di un software, il processo di invio e consultazione dei documenti transitati dallo SDI è semplificato in quanto gestito dalla procedura.

Sarà sufficiente accedere nell’apposita area riservata.

Ad esempio, per chi utilizza la procedura DocEasy, accedendo nell’area “ Fatture “.

Per chi utilizza i servizi dell’Agenzia delle Entrate, una volta che il fornitore ha inviato elettronicamente la fattura, questaverrà acquisita dal sistema di intercambio (SDI) e potrà essere  consultata,accedendo con le proprie credenziali (fisco on line, SPID, o CNS), nell’area dedicata “FATTURE/CORRISPETTIVI” ed accedendo ancora in “fatture elettroniche” dove saranno salvate tutti i documenti ricevuti.

FAQ 5 – Sono un commerciante al dettaglio / ristoratore. Come devo comportarmi con i clienti che chiedono la fattura? Che tempi ho? Posso anticipare un documento non fiscale prima dell’invio della fattura?

Il fornitore avrà tempo di trasmettere la fattura in modalità elettronica entro i termini previsti (dieci giorni). Ricordiamo comunque, che nella prima fase (fino al 30 giugno 2019) è previsto che non si applicano sanzioni fino al termine di liquidazione IVA del periodo di effettuazione dell’operazione (es. effettuazione della vendita 20 gennaio e termine di invio 31 marzo).

L’agenzia delle Entrate ha chiarito che i commercianti al dettaglio al momento dell’effettuazione dell’operazione potranno rilasciare un documento di tipo non fiscale che possa servire da quietanza (es. ricevuta del POS, o stampa della fattura di cortesia) e successivamente inviare la fattura elettronica.

FAQ 6 – Come cambia la fattura accompagnatoria?

Nel caso in questione, mentre in precedenza la merce era accompagnata dalla fattura, ora quest’ultima dovrà essere sostituita con un documento di accompagnamento (DDT o equipollente) e successivamente provvederealla emissione della fattura elettronica.

FAQ 7 – Sono un soggetto che effettua operazioni esenti da iva ex art 10 D.P.R. n. 633/72 devo emettere fattura ?

Si, l’obbligo della fatturazione elettronica riguarda tutti i soggetti passivi iva, eccetto quello relativo alle prestazioni sanitarie per le quali è prevista la comunicazione al servizio tessera sanitaria, mentre per le altre prestazioni esenti dovrà essere inviata la FE (fattura elettronica) allo SDI, ricordandosi di apporre marca da bollo virtuale nell’area altri dati generali “marca da bollo” (v. risposta ad altro quesito).

FAQ 8 – Qual è il compito delservizio SDI ?

Il SDI ha il compito di provvedere acontrollare e recapitare la fattura al cliente sia per operazioni B2B (operazioni tra titolari di partita iva), che B2C (operazioni tra titolari di partita iva e consumatori finali). Attraverso il codice univoco o pec provvederà ad inviarla emettendo ricevuta di accettazione o di rifiuto. Se rifiutata si dovrà provvedere ad un nuovo invio entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto o comunque entro i termini della liquidazione relativa all’operazione.

FAQ 9 – Nel caso di operazioni esenti occorre applicare una marca da bollo, come faccio se emetto ora la fattura elettronica ?

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che è possibile adempiere all’obbligo versando cumulativamente a consuntivo l’importoutilizzando il modello f24 ed il codice tributo “2501” (imposta di bollo su libri e altri documenti fiscali). Il versamento dovrà essere effettuato entro 120 giorni dalla chiusura dell’anno d’imposta (generalmente entro il 30 aprile o 29 in caso di anno bisestile).

FAQ 10– Se dopo aver emesso una fattura elettronica mi accorgo di aver commesso un errore, posso annullarla ?

No, se è già stata inviata allo SDI occorre procedere ad emettere una nota di credito che annulli quella inviata precedentemente.

FAQ 11– Sono un forfetario, che succede se comunico ai miei fornitori la PEC o il codice univoco pur non essendo obbligato ?

Occorre procedere alla conservazione a norma delle fatture ricevute.

FAQ 12 – Come faccio a sapere se la fattura elettronica che ho emesso è corretta e quindi essere sicuro di aver rispettato correttamente gli obblighi?

Occorre accertarsi che l’invio della fattura sia andato a buon fine.  Ricordiamo che se il controllo è positivo, lo SDI restituisce la ricevuta di protocollo di esito positivo, se invece dovesse restituire la ricevuta di esito negativo occorre provvedere entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto ad un nuovo invio.

FAQ 13 – Se emetto una fattura elettronica, cosa posso dare al mio cliente per il controllo della merce e/o per il pagamento del corrispettivo ?

Può essere consegnato un documento analogico della fattura elettronica, un conto, o qualsiasi altro documento in quanto non ha natura fiscale ma serve per l’appunto per la gestione dei rapporti commerciali.Possiamo chiamarlo un documento di cortesia.

FAQ 14 – Come comportarsi con i privati consumatori finali ( cittadini senza partita Iva)? 

Se l’operazione èdocumentata solo da scontrino fiscale o ricevuta fiscale non occorre far nulla.   Nel caso di fattura è obbligatoria l’emissione in forma elettronica anche nei rapporti con i consumatori finali. Occorrerà consegnare comunque una copia della fattura elettronica emessa, in formato analogico o elettronico, salvo che il cliente non rinunci ad avere tale copia.